Aviso de privacidad integral

I. Responsable y alcance

Legalflow, S.A. de C.V., con domicilio en Yácatas número 215, colonia Narvarte Poniente, alcaldía Benito Juárez, código postal 03020, Ciudad de México (en adelante, “Legalflow”), es responsable del tratamiento y protección de los datos personales a los que se refiere este aviso.

Para asuntos relacionados con privacidad y protección de datos personales puede escribir a e.rusconi@rusconi.law.

Este aviso se aplica al sitio legalflow.solutions y a las soluciones digitales operadas por Legalflow que lo enlacen. Cuando un producto o servicio muestre un aviso específico, ese documento complementará el presente aviso respecto del tratamiento correspondiente.

II. Datos personales tratados

Dependiendo de la forma en que interactúe con Legalflow y del servicio utilizado, podremos tratar las siguientes categorías de datos personales:

• Identificación y contacto: nombre, firma, domicilio, correo electrónico, números de contacto y datos contenidos en identificaciones oficiales.
• Cuenta y autenticación: nombre de usuario, credenciales protegidas, preferencias y datos necesarios para administrar el acceso.
• Fiscales, contractuales y transaccionales: RFC, régimen fiscal, datos de facturación, contratación, pagos y referencias de transacciones.
• Financieros y patrimoniales: cuentas bancarias, estados financieros, bienes y demás información requerida por la naturaleza del servicio contratado.
• Comunicaciones y soporte: consultas, mensajes, solicitudes, comentarios y antecedentes de atención.
• Contenido proporcionado: formularios, instrucciones, documentos, archivos, consultas, textos y datos de terceros incluidos por la persona usuaria.
• Técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo o navegador, registros de acceso, actividad de sesión, cookies y datos de funcionamiento.

Datos personales sensibles

Cuando la naturaleza del servicio lo requiera, Legalflow podrá tratar datos relacionados con salud, origen racial o étnico, creencias religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, vida familiar, procedimientos legales u otra información que pueda afectar la esfera más íntima de la persona. Estos datos se tratarán únicamente cuando sean necesarios y con las medidas y el consentimiento que resulten aplicables.

Si proporciona datos personales de terceros, deberá contar con la autorización o fundamento correspondiente para comunicarlos a Legalflow.

III. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias

Los datos personales podrán utilizarse para:

• Operar y administrar los sitios, aplicaciones, cuentas y funciones de Legalflow.
• Identificar y autenticar a las personas usuarias y proteger sus cuentas.
• Atender solicitudes, evaluar necesidades y prestar los servicios contratados.
• Preparar, revisar, gestionar y resguardar documentos, expedientes y entregables.
• Brindar soporte, responder consultas y comunicar información relacionada con el servicio.
• Gestionar la contratación, facturación, cobranza y procesamiento de pagos.
• Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados e incidentes de seguridad.
• Diagnosticar, mantener, medir y mejorar el funcionamiento, calidad y seguridad de los servicios.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
• Ejercer o defender derechos de Legalflow, de sus clientes o de las personas usuarias.

Finalidades secundarias

Legalflow también podrá utilizar datos de contacto para enviar boletines, novedades, invitaciones, encuestas, comunicaciones publicitarias y ofertas relacionadas con sus servicios. Estas finalidades no son necesarias para recibir el servicio principal.

Puede manifestar su negativa o solicitar la baja de estas comunicaciones en cualquier momento escribiendo a e.rusconi@rusconi.law. La negativa no afectará la prestación de los servicios solicitados.

IV. Consentimiento

Cuando la legislación permita el consentimiento tácito, la puesta a disposición de este aviso y la entrega voluntaria de los datos correspondientes permitirán a Legalflow realizar el tratamiento informado, salvo que la persona titular manifieste su oposición.

Cuando el tratamiento de datos sensibles, financieros o patrimoniales requiera consentimiento expreso o expreso y por escrito, Legalflow lo recabará mediante el instrumento de contratación, formulario electrónico, aceptación digital o mecanismo de autenticación correspondiente, antes de iniciar dicho tratamiento.

Del mismo modo, si una transferencia de datos no se encuentra comprendida en un supuesto legal que permita realizarla sin consentimiento, Legalflow solicitará previamente la autorización correspondiente.

V. Tecnología e inteligencia artificial

Para operar y mejorar sus servicios, Legalflow podrá utilizar herramientas tecnológicas, incluidas soluciones de inteligencia artificial generativa o analítica, como apoyo para funciones de búsqueda, clasificación, extracción, revisión, análisis, redacción y gestión de información y documentos.

Legalflow procurará limitar la información utilizada a la necesaria para cada finalidad y aplicar medidas razonables de seguridad y confidencialidad. Cuando el servicio implique una valoración jurídica o profesional, las herramientas tecnológicas serán un medio de apoyo y la determinación correspondiente estará sujeta a intervención humana.

VI. Proveedores y transferencias

Proveedores que actúan por cuenta de Legalflow

Para operar sus sitios, plataformas y servicios, Legalflow podrá apoyarse en proveedores de infraestructura tecnológica, alojamiento y almacenamiento, seguridad, comunicaciones, gestión documental, firma electrónica, procesamiento de pagos, soporte y herramientas de apoyo tecnológico. Estos proveedores tratarán los datos por cuenta e instrucción de Legalflow, conforme a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información.

Transferencias de datos personales

Cuando resulte necesario para prestar el servicio solicitado, cumplir obligaciones legales o ejercer o defender derechos, Legalflow podrá transferir datos personales a las siguientes categorías de destinatarios:

• Autoridades administrativas, fiscales, ministeriales y órganos jurisdiccionales, para cumplir requerimientos o intervenir en procedimientos.
• Notarías, corredurías públicas, registros y fedatarios, para formalizar o inscribir actos jurídicos.
• Peritos, traductores, asesores, corresponsales y otros profesionales, cuando su intervención sea necesaria para el servicio o la defensa de derechos.
• Instituciones financieras y prestadores de servicios de pago, para procesar operaciones solicitadas por la persona titular.

Las transferencias anteriores se realizarán para las finalidades señaladas y, cuando resulte aplicable, al amparo de los supuestos previstos en el artículo 36 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Legalflow no vende datos personales ni los transfiere con fines comerciales ajenos a los informados en este aviso.

VII. Cookies y datos de navegación

Los sitios y plataformas de Legalflow podrán utilizar cookies y tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias, habilitar funciones, proteger cuentas, conocer el desempeño de los servicios y detectar fallas o actividades inusuales. Estas tecnologías pueden recabar dirección IP, tipo de dispositivo o navegador, páginas visitadas, horarios, duración de sesión e interacciones con el servicio.

Puede limitar o deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador. Algunas cookies son necesarias para la seguridad o el funcionamiento de las plataformas, por lo que su desactivación podría impedir el uso de ciertas funciones.

VIII. Derechos ARCO

La persona titular puede solicitar el acceso a sus datos personales; su rectificación cuando sean inexactos, incompletos o estén desactualizados; su cancelación cuando proceda; u oponerse a su tratamiento para finalidades específicas.

Para ejercer cualquiera de estos derechos deberá enviar un correo a e.rusconi@rusconi.law con el asunto “Solicitud de derechos ARCO” e incluir:

• Nombre y medio para recibir notificaciones.
• Documento idóneo para acreditar su identidad.
• Cuando actúe mediante representante, documentación suficiente para acreditar la representación.
• El derecho que desea ejercer y la descripción clara de los datos relacionados con su solicitud.
• Información o documentos que faciliten la localización de los datos.

Podrá ocultar en la identificación la información que no sea necesaria para acreditar su identidad. Si la solicitud es de rectificación, deberá señalar la modificación requerida y acompañar la documentación que la sustente.

Legalflow comunicará la determinación adoptada dentro de los veinte días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Si resulta procedente, la hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez cuando las circunstancias lo justifiquen.

El ejercicio de los derechos ARCO será gratuito. Únicamente podrán cobrarse costos justificados de reproducción, envío o entrega. Las respuestas y, en su caso, los datos solicitados se proporcionarán preferentemente por medios electrónicos, salvo que la persona titular solicite otra modalidad disponible.

IX. Revocación del consentimiento y limitación de uso

Puede revocar el consentimiento otorgado o solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales enviando su solicitud a e.rusconi@rusconi.law. La solicitud deberá incluir los elementos necesarios para identificar a la persona titular y el tratamiento que desea limitar o revocar.

La revocación no tendrá efectos retroactivos. En ciertos casos Legalflow no podrá suspender inmediatamente el tratamiento cuando exista una obligación legal, fiscal o contractual, sea necesario conservar información durante un periodo de bloqueo o deba continuar la defensa o ejercicio de un derecho.

X. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, mantener la relación jurídica y atender las obligaciones legales, fiscales, contractuales o de defensa de derechos aplicables. Concluidos dichos periodos, los datos se bloquearán y posteriormente se suprimirán o anonimizarán de manera segura, salvo que exista un deber legal de conservación adicional.

Cuando Legalflow reciba documentos originales, su resguardo y devolución se sujetarán a lo acordado en el instrumento de contratación o constancia de recepción correspondiente, así como a las obligaciones legales y necesidades del servicio aplicables.

XI. Seguridad, confidencialidad y datos de menores

Legalflow mantendrá medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso o tratamiento no autorizado. Las personas y proveedores que intervengan en el tratamiento estarán sujetos a deberes de confidencialidad conforme a su función y relación jurídica.

Si ocurriera una vulneración que afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, Legalflow realizará las comunicaciones que correspondan conforme a la legislación aplicable.

Los servicios no están dirigidos directamente a menores de edad. Cuando sea necesario tratar sus datos para un servicio solicitado, Legalflow lo hará a través de quien ejerza la patria potestad, tutela o representación legal, y aplicará las medidas correspondientes.

XII. Cambios al aviso de privacidad

Este aviso podrá actualizarse por cambios legales, regulatorios, operativos, tecnológicos o en las prácticas de privacidad de Legalflow. La versión vigente y su fecha de actualización estarán disponibles en https://www.legalflow.solutions/aviso-de-privacidad/.

Cuando un cambio requiera un nuevo consentimiento o modifique de manera sustancial un tratamiento relacionado con una cuenta o servicio activo, Legalflow lo comunicará por el medio de contacto disponible y solicitará la autorización correspondiente cuando proceda.